Kurzbeschreibung
Das Modul -DBS wird dezentral auf Kostenstellen-Ebene installiert. Dort kann es zur Arbeitsgruppenbuchführung und auch als "Budgetplanungs- und Überwachungssystem" genutzt werden.
Eine Vereinfachung des Bestellprozesses kann sich mit Einsatz von DBS auch für die zentrale Verwaltung und Buchhaltung ergeben: Erfasste Bestellwünsche können von den Arbeitsgruppen an die Verwaltung übermittelt werden und brauchen dort nicht neu erfasst werden. So kann die Vorgangsabwicklung in der Beschaffungsabteilung und Drittmittelverwaltung sehr effektiv erfolgen. Auch kann eine automatisierte Übernahme eines vom Besteller zu seiner Bestellung festgelegten "Sammelbegriffs" in einen "internen Buchungstext" bei einer Festlegung in der Finanzbuchhaltung erfolgen, mit der Folge, daß der Besteller seinen eigenen "Buchungstext" später in den aus zentralen Buchhaltungsdaten erzeugten Reports wiederfinden kann und gleichzeitig der Eingabeaufwand in der Verwaltung sowie mögliche Fehlerquellen weiter sinken.
Formulare, die zur Korrespondenz mit der Verwaltung benötigt werden, können elektronisch ersetzt werden. Ein durchdachtes Berechtigungskonzept ersetzt dabei die Unterschriften. Ab bestimmten Wertgrenzen kann auch auf zusätzliche "Schriftlichkeit" der Vorgangsabwicklung bestanden werden. wobei dies automatisiert überwacht werden kann.
Dabei werden eine Fülle von Details berücksichtigt:
- "Drittmittelbestellungen" werden von DBS
automatisch zuerst zur Drittmittelverwaltung übermittelt.
- Die Verfolgung des Bestellvorganges wird für
die dezentralen Besteller in DBS in verschiedenen Stadien sichtbar
(zur Kenntnis genommen, in Bearbeitung, verbucht, Wareneingang, Zahlung), ohne daß dies zusätzlicher Aufmerksamkeit der Verwaltung bedarf.
- Die nachträgliche Recherchierbarkeit aller
"Bearbeitungsstationen" und "Zustandswechsel" einer Bestellung ist
gewährleistet. Die Verwaltung überschreibt dabei insbesondere nicht Daten des
dezentralen Bestellers sowie umgekehrt.
- Minimierung von Rückfragen in der Verwaltung durch
einfache und übersichtliche Recherchemöglichkeiten für den dezentralen Besteller selbst.
- Automatischer und einfacher Abgleich von zentral und dezentral geführten Konten. So kann gleichzeitig auch eine effektive Überwachung und Kontrolle zentral geführter Projektkonten erfolgen.
Einsatzgebiete
Verwaltungen mit dem Wunsch, Bestellanforderungen oft mit nur wenigen Klicks abschließend bearbeiten zu können und Verwaltungen, mit dem Wunsch, den Fachabteilungen und "Initiatoren" von Verwaltungsvorgängen einen schnellen "Lieferservice" zu bieten.
DBS leistet auch im Rahmen einer Dezentralisierung von Budgetverantwortung einen praktischen Beitrag.
Bild 1: Möglicher Verfahrensablauf einer Bestellung mit -DBS in Verbindung mit -HKR/Doppik/KLR
Besondere Merkmale
- Eine besonders einfache und intuitiv gestaltete Programmoberfläche macht keine Einweisung für den Nutzer von -DBS notwendig.
- Der gezielte Zugriff eines Benutzers von -DBS auf seine Kostenstelle oder seine Projekte setzt keine Kenntnis der in der Buchhaltung verwendeten Kontenschlüssel und zur Anwendung kommenden Haushaltstitel und Sachkonten voraus. Alle verwendeten Schlüssel werden durch Klartexte ersetzt. Der Anwender braucht dabei nicht zu wissen, was ein "Haushaltstitel" oder "Finanzposition" ist, und kann dennoch auch auf "Titelebene" arbeiten.
- Ein intelligentes Verfahren trifft die richtige Zuordnungen von dezentral vorliegenden Bestellungen zu den zentral geführten soweit wie möglich von alleine. Fehlende Kontenbestandteile können in in der Drittmittelverwaltung oder Finanzbuchhaltung leicht ergänzt, bzw. korrigiert werden.
- Das Einrichten des Systems (Generierung der Bestell- und Kontenpläne, Projekte, Kostenstellen, Systembenutzer, sowie die gegenseitige Zuordnung) erfolgt weitgehend automatisch (ohne manuelle Erfassungsarbeiten) aus den bereits in der zentralen Buchhaltung vorliegenden Zusammenhängen und dort erfassten Daten.
- Anforderungsgerechte unterschiedliche Behandlung von Haushaltsmitteln und Projektmitteln wird unterstützt
- Ein integriertes Telefonverzeichnis ermöglicht den Anwendern von DBS den Zugriff auf institutsweite und aktuelle Telefonnummern aller Arbeitsgruppen und Arbeitsgruppenmitglieder
- Übersicht über Lagerbestände und Inventardaten, Verfolgung des Bestellstatus
- Integrierter Reportgenerator
- Eine Besonderheit der dezentral zugänglichen Listen ist, daß aufgelöste Festlegungen sowie stornierte Buchungen nicht enthalten sind. Diese Listen und Auswertungen gewährleisten daher eine bestmögliche Übersicht auch bei einer großen Anzahl von Fehlbuchungen.
- Buchungen der Verwaltung werden in das DBS übernommen bzw. projektspezifisch sichtbar.
Frei definierbare "Bestelltypen" sowie auch benutzerspezifisch festlegbare Wertgrenzen erlauben unterschiedliches Behandeln einzelner Bestellungen. Beispiele:
- "Zwangsdruck" eines "Bestellformulares" kann vorgesehen werden (z.B. ab einer Wertgrenze)
- Vor Übermittlung der Bestellanforderung an die Beschaffungsabteilung kann eine "Freigabe" durch einen Kostenstellenverantwortlichen vorgesehen werden.
- Möglichkeit von Direktbestellungen an Lieferanten unter Umgehung der Beschaffungsabteilung
- Möglichkeit die Abklärung der medienseitigen Voraussetzungen vor der Bestellung sicher zu stellen
- Die besondere Behandlung von Gefahrstoff-Bestellungen
Leistungsmerkmale
- Bestellungen können vor dem Auslösen gesammelt werden, dabei können auch Bestellpositionen an einen Lieferanten zusammengefasst werden, ohne daß es beider Verbuchung oder Warenlieferung zu Unklarheiten oder Mehraufwand kommt.
- Zugriff auf aktuelle Lagerbestandsdaten für den dezentralen Nutzer
- Umfangreiche Eingabehilfen wie Lieferantenverzeichnis, Leistungs- und Artikelkataloge erleichtern das Bestellen
- Die Möglichkeit zur nahtlosen Weiterverarbeitung der Bestelldaten durch den Einkauf ist gewährleistet
- Automatische Information des Bestellers bei Wareneingang
Vorteile durch -DBS:
- Entlastung des Einkaufs und der Buchhaltung durch Weiternutzung der vom Besteller erfassten Daten
- Keine Schreibfehler durch erneute Erfassung von Bestellwünschen in der Beschaffung
- Durch die besondere Einbindung von Inventarisierungsdaten werden auch "Zubehörbestellungen" in der Verwaltung leicht verbuchbar.
- Gesonderte und einfache Buchführung in den Arbeitsgruppen durch Nutzung von DBS
- Aktuelle Informationen und Budgetkontrolle durch direkte Anbindung der Arbeitsgruppen an die Verwaltung