Es wird dabei auf der Funktionalität von Outlook aufgebaut, was zum ordnungsgemäßen Funktionieren ebenfalls installiert sein sollte. erweitert Outlook um Funktionen zur Projektverwaltung und auch zum Kontaktmanagement, die wiederum durch Sie einfach konfiguriert werden können. Die bekannten bekannten Einschränkungen von Outlook werden so beseitigt: Unser Programm macht "projektspezifisches" Kontaktmanagement möglich, hat exzellente Journal- und Historienfunktionen und weist auch in Bezug auf die Recherche von Emails wesentliche Vorteile auf.
Unser Programm baut dabei auf einer unabhängigen Datenbank auf und bezieht dabei die in Outlook vorliegenden Daten ein, ohne dass diese in Kopie vorliegen müssen. Diese sind so permanent auf dem neusten Stand. Probleme hinsichtlich der Aktualität der Mails gibt es nicht. Eine vergleichsweise verbesserte Benutzerführung macht die Handhabung sehr einfach. Die vorhandene "Synchronisationsfunktion" erlaubt auch die nachträgliche Einbeziehung bereits bestehender Outlookdaten wie z.B. der in Outlook geführten Kontakten oder schon vorhandenen Mails.
Mit bereits implementierten Schnittstellen können auf Wunsch auch Finanzdaten aus beliebigen Buchhaltungsystemen (z.B. auch SAP, Profiskal, M1) integriert werden, so daß auch Projektabrechnungen aufgrund von aktuellen Finanzdaten (Ansatz, verfügbarer Rest, Buchungen, Bestellungen etc.) leicht möglich sind.
Die -Projektverwaltung beinhaltet
- Projektstammdaten (auch Produktstammdaten)
- Terminplanung / Terminverwaltung / Terminerinnerung
- Aufgabenbeschreibung und Aufgabenverfolgung
- Zuordnung von Kontakten (Kommunikationspartnern) zu Projekten
- Dokumentenverwaltung (eingehende sowie ausgehende Word- oder Excel-Dokumente, Mails, etc.)
- Synchronisationsfunktionen mit Outlook und Exchangeserver
- Finanzabrechnung aus Projektsicht durch automatisierten Zugriff auf Echtzeitdaten der Finanzbuchhaltung ( oder Dritt-Produkte).
Einen Überblick über den Funktionsumfang gibt folgendes Diagramm, das zugleich im Programm auch als Menü dient:
Die Projektverwaltung erlaubt das Arbeiten mit Outlook-Kontakten, so daß diese nicht neu erfasst werden brauchen. Alle Dokumente (MS-Office, Emails, etc.) können Projekten und Kontakten zugeordnet werden, wobei dies im Rahmen der integrierten Outlook-Synchronisierung auch automatisch geschehen kann, ohne daß man sich darum zu kümmern hat.
Im folgenden sehen Sie einige Bildschirmmasken, die zeigen, wie Sie mit der Projektverwaltung ihre Drittmittelverwaltung und Projektabrechnung organisieren können. (In werden "Produkte" als "Projekte" behandelt. Die Begriffe Projekt und Produkt sind nicht ganz identisch, Projekte können aber als zeitlich befristete Produkte gesehen werden. Wir stellen im folgenden die "Projektsicht" dar.)
Projekte können in Tabellenform aufgelistet werden. Die Spalten können beliebig angeordnet, ausgeblendet oder umsortiert werden. Im "Tabellenkopf" sehen sie einige zusätzliche Daten des Projektes, auf der gerade der Cursor in der Tabelle steht.
Beliebige"Objekte" (Dokumente, Mails, Kontakte..) können auf einfache Weise schon schon bei ihrer Erstellung bei einem Projekt "gesammelt" werden und von da an vom Projekt aus eingesehen bzw. verwaltet werden.
Auch Termine für Verwendungsnachweise oder Sachberichte können hinterlegt werden. Eine Erinnerungsfunktion hilft dabei, keine Termine zu verpassen.
Auch eine Rechteverwaltung zum Zugriff auf die Projektdaten ist vorhanden. In der Regel haben nur Mitarbeiter, die der Kostenstelle des Projektes zugeordnet wurden, Zugriff auf die jeweiligen Projektdaten. Ein Projekt kann dabei einer oder auch mehreren Kostenstellen zugeordnet sein.
Integration von Buchhaltungsdaten in die Projekte:
Über eine integrierte Schnittstelle gibt es die Möglichkeit, direkt auf die die aktuellen Buchhaltungsdaten dieses Projekts zugreifen zu können (siehe Darstellung folgender Seite)
Integration von Kontakten in die Projekte:
Allen Projekten können Firmen oder Personen zugeordnet werden. Damit wird gleichzeitig sämtliche Korrespondenz mit diesen Kontakten (Brief, Email, Telefon, Notizen) auch bei den jeweiligen Projekten hinterlegt.
Ein Klick auf einen Projektverteiler eingetragenen Kontakt öffnet den entsprechenden Datensatz aus dem -Kontaktmanagement. So kann man z.B. schnell eine Email oder einen Brief schreiben, oder auch einen "rechnergestützten" Telefonanruf durchführen. Auch eine personalisierte Serienmail an alle im Projektverteiler hinterlegten Kontakte ist automatisiert möglich. Dazu im folgenden mehr.
Für die Verwaltung von projektspezifischen Aufgaben und Terminen bietet im Zusammenspiel mit Outlook besondere Funktionen an. Dies beschreiben wir im folgenden.
Auf der nächsten Seite zeigen wir, wie die Projektverwaltung mit Outlook zusammenarbeitet und was sie sonst noch kann.