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-Office
-Office unterstützt Projektmanagement, Kontaktmanagement, CRM mit Business Intelligence und Dokumentenmangement Ein Schwerpunkt liegt im Kundenbeziehungsmanagement (CRM). -Office hilft bei Mail-, Brief-, Telefonaktionen und arbeitet im Verbund mit der MS Office-Familie, so daß mit den gewohnten Programmen arbeitet werden kann, aber die Produktivität und der Bedienungskomfort gesteigert wird.
Die integrierte Business Intelligence, die individuell konfiguriert werden kann, erlaubt Voraussagen über individuelles Kundenverhalten und kann im Vertrieb wertvolle Unterstützung bieten. Ebenso ist eine Fakturierung mit Zugriff auf Artikelstamm und Lager integriert.
Weitere Funktionen wie Inventar- und Anlagenbuchhaltung machen den Einsatz weiterer Programme oft überflüssig. Eine Schnittstelle zum Zugriff auf vorhandene Buchhaltungssysteme erlaubt das Einbeziehen von Buchungsdaten in das Projektmanagement.
Viel Mühe wurde sich auch bei der Gestaltung der Programmoberfläche gemacht. Die einfache Bedienung mit "Drag and Drop" ermöglicht die Nutzung eines großen Funktionsumfanges auch ohne vorherige Einarbeitung.
Eine voll funktionsfähige Einplatzversion von -Office bieten wir kostenfrei zum Download an.
als Komplettlösung für die Verwaltung von geförderten Einrichtungen.
kann durch den Anwender individuell zusammengestellt und konfiguriert werden und erfüllt alle im Public Sector gestellten Anforderungen an eine leistungsfähige Finanzbuchhaltung. Dabei können auch die Nebenbereiche Drittmittelverwaltung, Projektverwaltung, Projektabrechnung, Bestellwesen, Einkauf, Materialwirtschaft, Inventarisierung, Personalwirtschaft, Stellenplan in das Verfahren integriert werden.
Die Produktfamilie ist in Module gegliedert und unterstützt unterschiedliche Prozesse und unterschiedliche Anforderungen. So ist eine Lösung mit integrierter "Kasse" als auch ohne Kasse möglich und auch das Beschaffungswesen in unterschiedlichen Ausprägungen in den Gesamtprozess integrierbar. Die einzelnen Software-Module sind dabei vielfältig kombinierbar und auch durch andere ersetzbar.
Bild 1: Typische Aufgabenstellung im Public Sector
ist nicht nur über das Hinzufügen oder Ausblenden von Funktionen oder Modulen konfigurierbar. Für einzelne Problemstellungen stehen eigens dafür programmierte Anwendungen zur Verfügung. Ein Beispiel: Brauchen Sie die Kasse nicht, weil Sie nur Haushaltsüberwachung und Drittmittelverwaltung machen wollen, bieten wir das eigenständige Programm Kameralis K für diesen Zweck an. Dieses wurde "von Grund auf" für die Aufgabenstellungen ohne Kasse erstellt, was den Vorteil hat, daß es in der Komplexität gegenüber jedem "abgespeckten" HKR-Verfahren wesentlich reduziert ist. Nicht zuletzt deswegen ist es auch relativ einfach bedienbar, wenn man mit der grundsätzlichen Problematik vertraut ist, oft sogar auch ohne vorausgehendes Handbuchstudium (eine kostenlose Testversion dieses Programmes finden Sie im hier).
Auch Personalkosten lassen sich mit mehr oder weniger detailliert verwalten. Dabei kann unser Programm -Personal auch in Umgebungen mit Drittsystemen integriert werden.
Bild 2: Eine mögliche Anwendung von -Personal
Bei viele Anwender von -Personal war die Höhe der durch die Personalhochrechnungsfunktionen besser ausgeschöpften Personalmittel ein Vielfaches der Anschaffungskosten einer Programmlizenz und das bereits innerhalb des ersten Programmeinsatzjahres!
Auch an die Inventarisierung wurde gedacht. Modernste Technologien (auch mit RFID) erleichtern die Inventarverwaltung erheblich. Inventar und Anlagenbuchhaltung sind dabei nicht identisch, arbeiten aber in -Inventar/Anlagen zusammen, bzw. bauen ohne Doppelerfassungen aufeinander auf. Die Inventarisierung ist vollständig in den Beschaffungsprozess integrierbar. Auch das Problem mit der Bestellung von Zubehör, das in allen anderen uns bekannten Programmen besteht (wenn Sie jetzt nicht wissen was gemeint ist, dann haben Sie wahrscheinlich noch kein solches im Einsatz), tritt in nicht auf.
Ein integriertes Projektmanagement ermöglicht einen einfachen Überblick über die wesentlichen Daten, ohne sich im Detail mit "Buchhaltung" auseinandersetzen zu müssen.
Das -Projekt- und Kontaktmanagement läßt sich im Zusammenhang mit einer -FiBu sowie auch als eigenständiges CRM-Programm einsetzen. Auch arbeitet es mit allen anderen im Public Sector verbreiteten Finanzbuchhaltungen gerne zusammen: bietet damit ein aus Projektsicht sehr effektives und gleichzeitig kostengünstiges Fenster in den jeweiligen Datenbestand und das völlig ohne Mitwirkungspflicht der (meist sehr teueren) Hersteller dieser Programme.
Unsere Programme sind außerordentlich flexibel (das behaupten zwar die meisten Anbieter über ihre Programme, bei unseren stimmt es aber tatsächlich) und in der Vergangenheit oft auch vollständig ohne Programmierung mit wenigen Tastendrücken auf individuelle Gegebenheiten anpassbar (das reduziert ihre Einführungskosten und spricht für unseren Sachverstand).
Bild 3: Schematische Darstellung der von unterstützten Bereiche
Die Unterstützung bzw. Integration von MS-Office (Excel, Word und Outlook) ist ein fester Bestandteile aller unserer Programme. Beispiele, wie diese Form der Unterstützung aussieht, finden sie bei der Beschreibungen des Projekt- und Kontaktmanagements und auch in den Beschreibungen unserer anderen Programme. Auch die Möglichkeit zur Führung eines zentralen Mitarbeiter- und Telefonverzeichnisses ist in allen Programmen gegeben und wird im folgenden nicht weiter erwähnt.
Es sind die folgenden Module verfügbar:
1. Projektmanagement (siehe auch Kontaktmanagement)
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für die effiziente Verwaltung von Projekten und Drittmitteln.
Das Modul Projektmanagement ist fester Bestandteil aller Programme.
2. Kontaktmanagement/Zahlungspartnerverwaltung.
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Das Modul Kontaktmanagement/Zahlungspartnerverwaltung dient zur Steuerung und Zuordnung von Zahlungen als auch für das individuelle Kontaktmanagement: Mit Hilfe dieses Moduls können Sie bequem Briefe schreiben, Emails verschicken sowie Adressen, Telefonnummern, Bankverbindungen, Zahlungskonditionen, Verteiler, usw. verwalten. Die in dieses Modul integrierte Dokumentenverwaltung "sammelt" alle einen Kontakt/Zahlungspartner betreffenden Vorgänge (Briefe, Emails, Anrufe, Dokumente) in einem "Anhang", von wo sie bequem wieder eingesehen werden können, ohne nach diesen zuerst suchen zu müssen.
Das Modul Kontaktmanagement/Zahlungspartnerverwaltung ist fester Bestandteil aller Programme (außer -Personal).
3. -HKR (Kurzbeschreibung)
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ist das Basismodul für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (die Finanzrechnung). Auch Funktionen für die Drittmittelverwaltung und zur Budgetkontrolle sowie zur Projektabrechnung und den Einkauf und zur Fakturierung finden sich hier integriert. Die integrierte Kassenfunktionalität arbeitet im beleglosen Zahlungsverkehr im Clearingverfahren und ermöglicht eine "Sammelauftragsverbuchung" (automatische Übernahme von Bankbuchungsdaten in die Buchhaltung)
4. -Doppik
für die Nutzung im Rahmen des neuen öffentlich-rechtlichen Finanzmanagements (NKF, NKR, NKRS) und für Einrichtungen, die zur Erstellung einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung verpflichtet sind. Die kaufmännische Erfassung von Geschäftsvorfällen kann im Hintergrund der Finanzrechnung, als auch explizit vorgenommen werden. Die gleichzeitige doppische wie auch finanztechnische (kameralistische) Verbuchung erfolgt also ohne mehrfachen Erfassungsaufwand. Bei Einsatz dieses Moduls können alle üblichen "kaufmännischen" Auswertungen erstellt werden, wie z.B. : die Saldenliste für den Wirtschaftsprüfer, Umsatzsteuervoranmeldungen, etc).
5. -KLR (Kosten- und Leistungsrechnung)
ist das in -HKR/Doppik integrierbare Modul für die "bequeme" Durchführung einer KLR (auch Standard-KLR im Sinne des BMF) und die Erzeugung eines Betriebsabrechnungsbogens (BAB) direkt aus dem Programm. Auch kann die KLR im Rahmen des neuen öffentlich-rechtlichen Finanzmanagements (NKF, NKR, NKRS) genutzt werden.
6. -Beleg (Einkauf, Fakturierung, Lager)
zur übersichtlichen Verwaltung auch umfangreichen Auftragswesen auch auf Einzelpositionsebene, für Sammelaufträge, die Lagerverwaltung, den Wareneingang, etc. und für die Rechnungs- und Lieferscheinerstellung auf Einzelpositionsebene mit automatischer Verbuchungsmöglichkeit in die Finanzrechnung (den Haushalt ).
7. -Kostenstellen
für die Differenzierung des institutionellen Haushalts auf Kostenstellenebene und Mittelbewirtschaftung mit Hilfe eines internen Kontenplans und für eine einfache Kostenstellenrechnung.
8. -Inventar/Anlagen (Kurzbeschreibung)
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das Modul zur Inventar- und Geräteverwaltung einschließlich Zugriffsmöglichkeit auf die Inventardaten aus der Buchhaltung, sowie zur Anlagenbuchhaltung mit Ermittlung der Abschreibung unter steuerlichen Gesichtpunkten.
9. -Personal (Kurzbeschreibung)
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Personalverwaltung und -abrechnung, Ermittlung und Kontrolle des Finanzbedarfs, Projektabrechnung, Hochrechnung der Personalkosten, etc. Der integrierte Stellenplan erlaubt die Verknüpfung von Personal- und Stellenplandaten.
10. -KameralisK (Kurzbeschreibung)
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Haushaltsüberwachung, Drittmittelverwaltung und beliebig feingliedrige Projektabrechnung. Der Leistungsumfang ist ähnlich wie -HKR, jedoch ist das "Kassengeschäft" nicht Bestandteil des Leistungsumfangs, womit die Komplexität erheblich vermindert und das Programm relativ leicht erlernbar, bzw. teilweise auf Anhieb verständlich ist. Mit der externen Kasse wird durch "Anordnungen" korrespondiert. Im Verbund mit -Personal kann mit Kameralis K eine "perfekte" und umfassende Haushaltsüberwachung durchgeführt werden. Auf einen doppischen Buchungskreis und eine Kosten-/Leistungsrechnung wird in diesem Programm bewußt verzichtet.
11. -DBS (Dezentrales Bestellsystem und Auswertungssystem)
für die Anbindung von Arbeitsgruppen an den Einkauf und die Drittmittelverwaltung und zur Beschleunigung von Bestellprozessen. Daneben bietet -DBS einen stark vereinfachten Zugang zu den (zentral geführten) Buchhaltungsdaten: ohne Buchhaltungskenntnisse können die Kontenstände abgefragt werden und verständliche Listen und Übersichten erzeugt werden. Gleichzeitig ermöglicht DBS eine einfache "Arbeitsgruppenbuchführung" auf Projektebene sowie eine leichte Überprüfung der von der Verwaltung vorgenommenen Buchungen.
12. -Report
zur einfachen Gestaltung von Formblättern und beliebigen und individuellen Auswertungen aus dem Datenbestand von und allen im Public Sector verbreiteten Finanzbuchhaltungen. Das Besondere an -Report ist das integrierte Datadictionary, das Tabellenstrukturen oft besser beschreibt, als es die Hersteller der Datenbanken tun und so in Verbindung mit einem benutzerfreundlichen grafischen Reportdesigner die Reporterstellung auch für Nichtfachleute "ad Hoc" möglich macht. Als Grundlage dafür verwenden wir das wohl beste Report-Tool, das es zur Zeit gibt.
Das Report-Modul ist fester Bestandteil aller Programme.
13. Dokumentenverwaltung
für die effiziente Verwaltung von Korrespondenz und Projektdokumenten.