Wir zeigen Ihnen zunächst, wie man mit einen "Beleg" erfassen, verschicken und buchen kann.
Einige Belegzeilen (in diesem Fall Auftragspositionen) finden Sie in folgender Darstellung schon erfasst. Es steht auch ein Artikelstamm mit Zugriff auf ein eventuell geführtes Lager als "Erfassungshilfe" zur Verfügung, die an dieser Stelle eingeblendet werden kann.
Daraus können wir nun mit einem Klick einen formvollendet aussehenden Auftrag machen, mit unserem Logo, mit unserer Anschrift und der des Auftragnehmers, mit unserer Telefonnummer und diesen an den Lieferanten schicken. Dies kann mit Brief, per Fax oder per E-Mail (als PDF-Datei) geschehen. Mit einem weiteren Klick kann der Beleg in der Finanzstatistik verbucht werden.
Der obige Auftrag könnte etwa so beim Lieferanten als Fax oder als PDF-Datei ankommen. Der "Beleg" muß auch zum Faxen nicht ausgedruckt werden, denn dieses kann direkt aus dem System geschehen. Theoretisch könnten Sie aus ihrem Auftrag mit auch ein Kunstwerk machen, wenn Sie wollen, unser Reportgenerator erlaubt wirklich alles, was denkbar ist: So ist die genaue Positionierung von Grafiken und Text sowie die Unterstützung beliebiger Schriftarten eine Selbstverständlichkeit. Die Zahlungspartneranschrift, dessen Email-Adresse und dessen Fax-Nummer werden aus der Zahlungspartnerdatei entnommen, so daß der Eingabeaufwand auf ein Minimum reduziert wird.
Das Schreiben, Verschicken und Verbuchen von Aufträgen, Rechnungen oder Lagerentnahmen funktioniert sehr ähnlich. Das Besondere ist auch, daß jeder "-Beleg" automatisch verbucht werden kann und "hinter" die entsprechenden Finanz-Buchungen gelegt wird und von der Finanzbuchhaltung aus einsehbar ist. Ein Auftrag oder eine Rechnung muß also für Archivierungszwecke nicht ausgedruckt werden, denn er ist in seiner ursprünglichen Form jederzeit wieder in abrufbar.
Auf der nächsten Seite zeigen wir, was man mit sonst noch machen kann.
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