Kurzbeschreibung CombiFinanz Projekt- und Kontaktmanagement
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(letzte Änderung: 06.2007)
Kurzbeschreibung CombiFinanz Projekt- und Kontaktmanagement
Hier finden Sie kurz einige Grundlagen des Projekt- und Kontaktmanagements beschrieben.
Es wird versucht, das nur das Elementare und das auch noch in Kürze darzustellen, was nicht immer ganz einfach ist, da auch Elementares manchmal mit einiger Komplexität behaftet ist. Entschuldigen Sie also, wenn hier manches Wichtige fehlen sollte. Das meiste, was Sie hier vermissen werden, ist aber in den anderen zu CombiFinanz gehörenden Handbüchern beschrieben.
Ausführlichere Informationen so wie Anwendungsbeispiele finden Sie auch auf unserer Web-Seite.
Der Aufruf der Programmfunktionen kann „windowstypisch“ über die Menüleiste erfolgen. Der etwas umständlichen Art in typischen Windows-Programmen zu den gewünschten Menüpunkten zu gelangen, wurde mit einer „Toolbar“ und einem Menübaum, der der Menüleiste (das „Systemmenü“)weitgehend entspricht, begegnet. Unser Tip: Machen Sie regen Gebrauch davon.
Der Menübaum merkt sich als ein kleines Extra die letzten 5 aufgerufenen Menüpunkte und bietet sie als „Favoriten“ an.
Dieses Menü ist meist mehr oder weniger umfassend und beinhaltet meist alle zur Verfügung stehenden Funktionen, auch die z.B. der Finanzstatistik (Das Menü kann benutzerspezifisch angepasst werden. So lassen sich Menüpunkte zum Beispiel auch ausblenden.).
Gewisse Erleichterung in diesem „Dschungel“ bietet die Wiederholungsfunktion (Ein „Pushbutton“ in der Toolbar des Hauptfensters, gekennzeichnet mit dem CombiFinanz-Logo), die jeweils die letzte aus dem Systemmenü aufgerufenen Programmfunktion erneut aufruft.
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Alternativ kann für das Projekt- und Kontaktmanagement eine besondere grafische
Oberfläche gewählt werden, aus der alle für das Projekt- und Kontaktmanagement wesentlichen
Funktionen heraus aufgerufen werden können.
Abb. Grafisches Menü zum Projekt- und Kontaktmanagement
Herausragend sind hier zwei Menüpunkte:
Für das Projektmanagement öffnen Sie „normalerweise“ zuerst die Projekttabelle und gehen von da aus weiter zu den Kontakten.
Für die Projektplanung in eher zeitlicher Hinsicht können auch leistungsfähige Projektplanungsprogramme in das Projektmanagement von CombiFinanz integriert werden. Der Funktionsumfang unseres Projektmanagementmoduls und folgender zwei Programme ergänzt sich gegenseitig.
Zum einen ist dies GanttProject, zum anderen Open Workbench. GanttProject ist einfach bedienbar und schnell erlernbar, Open Workbench ist dagegen eher für den professionellen Anwender geeignet. Ob ein solches Projektplanungsprogramm zusätzlich zum Einsatz kommt und welches es ist, liegt bei Ihnen. Bei diesen Programmen handelt es sich um Open Source und Freeware. Mehrkosten sind also damit nicht verbunden.
Weitere Informationen zum Projektmanagement finden Sie auch unter www.combifinanz.de/projekt.htm
Personalisierte Serienmails
An hinterlegte Projektkontakte (Projektverteiler) können Mails mit vordefinierten Texten sowie auch mit korrekter Anrede geschrieben werden.
Dient für das Kontaktmanagement (wenn Sie kein „Projektmanagement“ machen, reicht es, wenn Sie gleich die Kontakte öffnen).
Dies machen Sie jeweils durch einfachen Klick auf die entsprechende Grafik.
Mit dem Modul Kontaktmanagement können Sie
Telefoniefunktionen
Neben TAPI 3.0 unterstützt das Kontaktmanagement nun auch (die bessere) TAPI 2 Schnittstelle für die Telefonfunktionen.
Web-Crawler
Eine Recherche einer Web-Seite mit dem integrierten Web-Crawler liefert alle dort gelisteten Ansprechpartner und Email-Adressen in Dateiform. Diese können dann leicht in die CombiFinanz-Kontakte importiert werden.
Weitere Informationen zum Projektmanagement finden Sie auch unter www.combifinanz.de/myshowzp.htm
Report:
Sie erstellen einen projektspezifischen Report, der auch die Finanzdaten des Projektes enthalten kann. Die zugrunde liegenden Finanzdaten können aus CombiFinanz als auch aus SAP, MACH oder Profiskal stammen. Dabei kommt ein mehrfach preisgekrönter Reportdesigner zum Einsatz.
Extras:
Sie blenden das Fenster mit dem „normalen“ Menü wieder ein.
Import:
Ihre in Outlook erfassten Kontakte können nach CombiFinanz übernommen werden.
Dokumente:
Sie rufen die Dokumentenverwaltung von CombiFinanz auf. Diese nimmt die den Projekten und Kontakten zugeordneten Dokumente auf. In der Regel wird die Dokumentenverwaltung durch Drag and Drop gefüllt und braucht nicht gesondert aufgerufen zu werden.
Menüpunkte Aufgaben / Termine
In der Regel werden diese Menüpunkte nicht gesondert aufgerufen. Die entsprechenden Office-Programme werden im Zusammenhang mit dem Kontaktmanagement und entsprechenden Korrespondenzfunktionen automatisch aufgerufen.
Menüpunkte Emails / Word /Excel
Auch diese Menüpunkte werden im allgemeinen nicht gesondert aufgerufen. Die entsprechenden Office-Programme werden im Zusammenhang mit Korrespondenzfunktionen oder hinter Projekten oder Kontakten liegenden Dokumenten automatisch aufgerufen. Der Vorteil des (automatischen) Aufrufes dieser Programme im Zusammenhang mit einem Projekt oder einem Kontakt ist, daß die entsprechenden Dokumente dann automatisch gleich „hinter“ das Projekt oder den Kontakt gelegt werden und nicht manuell im Nachhinein zugeordnet werden müssen.
Der Menütext (des Standardmenüs), der eine Programmfunktion aufruft, als auch der erläuternde Kurztext kann editiert werden. Dazu verwenden Sie die Funktion <AM>: Im linken Fenster suchen Sie Ihren Menüeintrag, im rechten Fenster können Sie den Menüeintrag verändern und speichern.
Menütext Der Menüeintrag
Beschreibung Der erläuternde Text, der bei Selektion des Menüpunktes angezeigt wird
Aktiv Ob der Menüpunkt „wählbar“ ist
Entfernen Sie den Haken im Feld „Aktiv“ so wird dieser Menüpunkt dauerhaft (bis Sie den Haken wieder setzen) deaktiviert. Speichern Sie die neue Einstellung oder klicken Sie zum Speichern einfach auf einen anderen Menüeintrag.
Anmerkung: Auch die Position, an der der Menüeintrag erscheint, kann verändert werden. Dies hat weitreichende Konsequenzen. Es wäre „Quatsch“ aber dennoch möglich, die Funktion „Buchen“ beispielsweise unter „Hilfe“ einzusortieren und als „Report“ zu bezeichnen und ein Passwort davor zusetzen. In diesem Fall blickt dann bald keiner mehr durch, zumal auch die Übereinstimmung von unseren Handbüchern und dem, was Sie am Bildschirm sehen, abnimmt. Deswegen sagen wir:
Das Menü kann von Ihnen uneingeschränkt gestaltet und angepasst werden.